Как оформить перевод работника на другую должность: приказ, уведомление, допсоглашение и другие документы

Любая организация периодически сталкивается с ситуацией, когда ее сотруднику необходимо сменить трудовые обязанности или структурное подразделение. Причинами этому могут служить личные просьбы работников, их состояние здоровья или сокращение штата предприятия.

Как правило, в таких ситуациях проводиться перевод работника, который может быть временным или постоянным, как по волеизъявлению работодателя, так и сотрудника. Оформление данной процедуры подразумевает составление ряда документов, при этом важно помнить, что их перечень будет разниться в зависимости от причины и вида перевода.

Алгоритм оформления

Как оформить перевод работника и какие документы к оформлению потребуются, можно узнать ниже:

footo1

  1. Составление заявления (если переход происходит по желанию работника) или составление ходатайства (служебной записки) при инициативе работодателя;
  2. Оформление уведомления и согласия на перевод;
  3. Издание приказа;
  4. Формирование дополнительного соглашения;
  5. Запись в трудовую книжку.

Распоряжение

Перевод сотрудника на другую работу это фактическое изменение обязанностей работника при условии работы у того же работодателя (ст. 72.1ТК РФ). Приказ является основанием для составления следующих документов:

  • записи в трудовую книжку;
  • записи в личную карточку по форме №Т-2;
  • изменений в лицевой счет сотрудника (форма №Т-54 или Т-54а);
  • изменений в Табеле учета рабочего времени (форма Т-12, Т-13);
  • записи в учетные формы: журналы регистрации договоров, локальных актов,
    приказов по личному составу.

Приказ обязателен для заполнения работником отдела кадров, он подписывается руководителем учреждения и объявляется работникам под расписку.

Основание и причины для издания

При оформлении приказа важно понимать разницу между формулировками причин и оснований перевода работника. Так, основанием способно служить заявление сотрудника (т.е. его добровольное желание) или инициатива дирекции (в документе прописывается на основе уведомления и дополнительного соглашения).

Причины перевода более разнообразны: от производственной необходимости до карьерного роста сотрудников. Отдельно следует выделить случаи, при которых руководство не нуждается в согласии на перевод:

  • техногенные и природные катастрофы;
  • несчастные случаи на производстве;
  • медицинские показатели для беременных женщин.

Инструкция

Приказ требуется составлять по утвержденной форме №Т-5 или в любом другом виде, созданном и принятом в конкретной организации.

  1. Оформление реквизитов организации. В приказе необходимо указать полное наименование учреждения по его внутреннему уставу, а также код приказа (унифицированный код по ОКУД 0301004).
  2. Оформление текста приказа. Вноситься фамилия, имя, отчество работника в винительном падеже, его табельный номер. Прописывается вид перевода (временный или постоянный).
  3. Определение причины перехода подчиненного с уточнением бывшего места работы и должности сотрудника. Указывается новое рабочее подразделение работника, а также его оклад. Если оформляется постоянный перевод, то в приказе отражается только дата, с начала которой работник вступает в новую должность. При временном переходе дополнительно прописывается предполагаемая дата его окончания.
  4. После подписания приказа руководством организации документу нужно присвоить номер регистрации. Дата составления приказа является датой его подписания (п. 3. 11. ГОСТ Р).

Образец

Образец заполнения приказа можно увидеть ниже.
foto1

Уведомление

Составление данного документа происходит в тех случаях, когда работодатель единолично принимает решение о переходе сотрудника. Такие действия могут быть продиктованы рядом обстоятельств: сокращением штата, повышением по службе, финансовыми проблемами организации. Составленное по всем правилам своевременное уведомление обезопасит организацию от проблем с трудовой инспекцией и даст возможность соблюсти права подчиненного.

Процедурой оформления документа должен заниматься специалист отдела кадров, секретарь или руководитель предприятия. На сегодняшний день унифицированного стандарта уведомления не существует, поэтому учреждения имеют возможность составлять его в произвольной форме. Однако в документе обязательно должны находиться следующие сведения:

  • название организации;
  • ФИО сотрудника, которому документ направлен;
  • информация о новом месте работы с указанием оклада;
  • сведения о других изменениях (график работы, обязанности);
  • дата планируемого перевода;
  • дата составления уведомления.

Уведомление может быть оформлено в рукописном или печатном виде, как на листе бумаги формата А4, так и на бланке компании. Обязательным является присутствие подписи директора, без нее документ будет недействительным.

Согласие

Чтобы перевести сотрудника на иное место работы во многих случаях необходимо его согласие, которое оформляется подчиненным в письменном виде на имя начальника компании. В документе указывается, что сотрудник выражает свое согласие на перевод в соответствии с присланным ему уведомлением или иного акта с предложением о смене трудовых функций. При этом обязательно требуется определить номер и дату уведомления.

Согласие на перевод не несет юридической силы без подписи подчиненного и ее расшифровки.

Дополнительное соглашение

foto2Допсоглашение составляется отделом кадров на основе заявления работника или его согласия в случае решения о переводе со стороны руководства.

В документе подробно излагаются права и обязанности сотрудника на новом рабочем месте, которые затем становятся частью трудового договора.

В соглашении прописываются моменты, относящиеся к новой должности сотрудника, и исключаются те пункты трудового договора, которые более не выполняются. При временном переходе на другое служебное место в документе требуется указать дату начала и дату окончания его действия.

Документ должен быть выпущен в двух экземплярах, один из которых выдается работнику, и подписан обеими сторонами (руководителем организации и сотрудником).

Ходатайство

Ходатайство может сыграть решающую роль в вопросе перевода сотрудника на новое место работы, поэтому принципиально не только положительно охарактеризовать подчиненного, но и грамотно составить документ. Установленного образца ходатайства не предусмотрено, однако рекомендуется придерживаться распространенных стандартов делопроизводства и помнить об особенностях конкретной ситуации.

Некоторые учреждения самостоятельно устанавливают нормы оформления ходатайства, их несоблюдение может сильно повлиять на длительность процесса перевода сотрудника на иную должность.

Документ можно разделить на несколько разделов:

  1. Вводный должно присутствовать наименование организации, ФИО, реквизиты сторон.
  2. Описательный обращение к должностному лицу, описание сути вопроса, характеристика кандидата на должность.
  3. Резолютивный короткий вывод в виде просьбы о трудоустройстве. Здесь же проставляется дата составления.
  4. При необходимости могут присутствовать приложения (копии подтверждающих документов).

Подписывает ходатайство руководитель отдела, в котором трудится сотрудник. Обязательно заверение внутренней печатью организации.

Служебная записка

Если ходатайство составляется для обращения в стороннюю организацию, то служебная записка предназначена для использования внутри организации. В таком случае переход подчиненного на другую служебную должность или в иное структурное отделение проходит посредством начальника отдела, в котором трудиться сотрудник.

Документ составляется на имя директора учреждения с просьбой о переводе и ее обоснованием. Служебная записка должна содержать сведения о сотруднике, которого желают перевести, наименование его должности и информацию относительно его квалификации. Помимо этого, записка включает в себя оценку профессиональной деятельности и основания для перехода сотрудника.

Правильно составленная служебка передается на резолюцию директору. Важно помнить, что только после одобрения со стороны руководства кадровая служба может начать оформление остального пакета документов.

Заявление

Заявление необходимо написать подчиненному как при постоянном, так и при временном переходе. Этот документ дает возможность получить гарантию добровольного перехода работника на иное место службы, однако он не является обязательным к оформлению.

Дирекции достаточно будет предложить перевестись сотруднику в устной форме и составить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. Чаще всего это имеет отношение к переходу без понижения в должности и без переезда.

Заявление для перевода может составляться в произвольной форме, однако оформление должно быть обязательно на имя руководителя учреждения. В документе сотрудник обязан указать свою фамилию, инициалы и занимаемую должность. По центру бланка прописывается название документа, затем сотрудник в произвольной форме излагает просьбу о переводе с обоснованными причинами данного решения. Специалист отдела кадров обязан принять поступившее от работника заявление. При практике ведения журнала регистрации заявлений документу присваиваться регистрационный номер.

Полезное видео

Посмотрите видео о том как оформить перевод работника на другую должность и какие для этого нужны документы:

Итак, в кадровой практике необходимость в переводе сотрудника достаточно распространена и связана с изменениями существующего трудового договора. Документируется данный процесс целым рядом локальных актов, каждый из которых имеет свои особенности и определяется в конкретном случае.